Адвокат Шинёв В. Г.Адвокат по арбитражным делам Шинёв Вадим Германович специализируется на ведении дел в арбитражных судах


Поэтому и бухгалтеру важно знать о требованиях к оформлению решений общего собрания. В ГК РФ по этому вопросу были внесены изменения, которые вступили в силу в сентябре прошлого года. Рассмотрим, в чем же они состоят.

В чем причина появления новых требований

Решения общих собраний нередко оспариваются в суде самими участниками АО (ООО). Конфликтующие стороны обвиняют друг друга в подделке подписей, принятии решений при отсутствии кворума, нарушении порядка голосования и т. д. Подобные споры мешают нормальной работе компаний, перегружают суды. Поэтому, как представляется, законодатель решил убрать почву для претензий и сделать итоговый документ - протокол общего собрания - более защищенным.

ВНИМАНИЕ

Подтверждать решения общего собрания и состав участников (акционеров) не нужно в обществах с единственным участником (акционеро м)Письмо ЦБ от 18.08.2014 № 06-52/6680 (п. 5) .

Само по себе оформление вроде бы не претерпело никаких изменений. Протокол общего собрания, как и ранее, оформляется в простой письменной форме, подписывают его председатель и секретарь собрани яп. 3 ст. 181.2 ГК РФ . Однако теперь в отношении любых решений общего собрания нужно подтверждат ьп. 3 ст. 67.1 ГК РФ :

  • сам факт того, что решение принято;
  • состав участников собрания, принявшего решение.

В чем же должно выражаться такое подтверждение? Это зависит от организационно-правовой формы компании.

Как подтвердить решение собрания публичного АО

В публичных АО все просто - у них есть регистрато рподп. 1 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ . То есть независимая лицензированная организация, ведущая реестр акционеров и выполняющая функции счетной комиссии (органа, который создается для подсчета голосов и обеспечения иных «технических» вопросов собрани я)п. 4 ст. 97 ГК РФ ; п. 4 ст. 56 Закона об АО .

С 1 сентября 2014 г. публичными считаются АО, чьи акции публично размещаются или обращаются на рынке либо о публичности которых сказано в названии и уставе АОп. 1 ст. 66.3 ГК РФ . При этом АО, созданное до 01.09.2014, акции которого публично размещаются или обращаются, считается публичным независимо от того, внесены изменения в его устав и наименование или нетп. 11 ст. 3 Закона от 05.05.2014 № 99-ФЗ . Количество акционеров для целей деления АО на публичные/непубличные не имеет значения.

Действия регистратора в качестве счетной комиссии (проверка полномочий участников, регистрация участников, определение кворума, подсчет голосов, составление протокола и т. д.) и являются подтверждением решений общего собрания АО и состава его участнико в. Иначе говоря, АО, которые отвечают признакам публичных, могут просто оформлять решения в прежнем порядке.

Нужно ли отражать в протоколе собрания, что требование о подтверждении соблюдено? Закон этого не требует, но такая отметка не помешает. Она снимет вопросы относительно соблюдения новых требований как у акционеров АО, которые могут захотеть ознакомиться с протоколом, так и у третьих лиц. Аналогичное мнение высказал специалист по гражданскому праву.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Заместитель председателя Совета Исследовательского центра частного права им. С.С. Алексеева при Президенте РФ

“ На наш взгляд, законодательством не установлена обязанность лица, ведущего реестр акционеров, составлять дополнительные документы о способе подтверждения принятых собранием решений и состава акционеров, присутствовавших при их принятии. Поэтому в настоящее время можно говорить только о целесообразности отражения в протоколе общего собрания акционеров соответствующих сведени й” .

Представляется, что в протокол общего собрания (где-нибудь перед подписями) нужно включить такую фразу:

«Принятие данным собранием решений и состав участников общества, присутствовавших при их принятии, подтверждены регистратором в порядке, предусмотренном подп. 1 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ».

Как подтвердить решение собрания непубличного АО

Решение общего собрания акционеров непубличных АО может подтвердит ьподп. 2 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ :

  • <или> регистратор;
  • <или> нотариус.

Напомним, что все АО, включая те, у кого число акционеров меньше 50, должны были до 1 октября 2014 г. передать ведение реестра профессиональному регистратор уп. 2 ст. 149 ГК РФ ; ст. 3 Закона от 02.07.2013 № 142-ФЗ . То есть и ЗАО тоже. Тем, кто это сделал, беспокоиться не о чем. Решения будут считаться подтвержденными регистратором, как в варианте вышеПисьмо ЦБ от 18.08.2014 № 06-52/6680 (п. 4) .

А вот непубличные АО, которые и после 1 октября 2014 г. продолжают вести реестр самостоятельно, прямо скажем, «попали»:

  • они обязаны приглашать нотариуса на каждое общее собрание, что однозначно влетит им в копеечку. Кроме того, это обязывает акционеров всегда собираться очно, ведь решение, принятое путем заочного голосования, нотариус удостоверить не сможет;
  • ЦБ может оштрафовать их за незаконное ведение реестра акционеров: организацию - на 0,7- 1млн руб., директора - на 30- 50 тыс. руб.ч. 2 ст. 15.22 , ч. 1 ст. 23.74 , ч. 2 ст. 23.1 КоАП РФ ; Письмо ЦБ от 31.07.2014 № 015-55/6227

Так что лучше не откладывать передачу реестра в долгий ящик.

Сведения о регистраторе, ведущем реестр акционеров, АО должно передать в ЕГРЮЛ в течение 3 рабочих дней с момента передачи реестр аподп. «д» п. 1 , п. 5 ст. 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ . Да и регистратор ежеквартально отчитывается перед ЦБ об обслуживаемых им реестра хразд. 8 формы № 1100, утв. приложением № 2 к Постановлению ФКЦБ № 33, Минфина № 109н от 11.12.2001 . Поэтому скрыть вашу просрочку, к сожалению, не удастся. Неминуем ли штраф? Тут все зависит от ЦБ. Будем надеяться, по крайней мере, что накажут только директора - у него штраф относительно небольшой.

Как подтвердить решение собрания ООО

Общество с ограниченной ответственностью должно приглашать нотариуса на собрания, если в ООО не принят свой способ подтверждения. Причем способ этот может быть любым, главное, чтобы он устраивал всех участников ООО. Ведь смысл подтверждения - защита их интересов. К примеру, способы могут быть такими:

  • <или> подписание протокола всеми участниками ООО (определенной частью участников);
  • <или> применение технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения и состав участников (например, видеозапись);
  • <или> проведение собрания в режиме видеоконференции.

Понятно, что обходиться без нотариуса и проще, и дешевле. Однако для этого нужно сначала зафиксировать выбранный способ самостоятельного подтверждения в уставе ООО или в решении общего собрания, принятом всеми участниками ООО единогласно.

Если ваша организация внесла изменения в устав либо приняла такое решение до 1 сентября 2014 г., то обращаться к нотариусу вам не нужно.

Если же вы не сделали этого до 1 сентября 2014 г., то придется пригласить нотариуса хотя бы один раз для проведения собрания, на котором все участники ОООп. 1 ст. 3 Закона от 05.05.2014 № 99-ФЗ ; подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ :

  • <или> единогласно одобрят избранный способ подтверждения;
  • <или> внесут изменения в устав ООО относительно избранного порядка подтверждени яп. 4 ст. 12 Закона об ООО . В этом случае не забудьте зарегистрировать изменения в ЕГРЮЛ в течение 3 рабочих дней после утверждения изменений общим собрание мп. 5 ст. 5 , п. 1 ст. 17 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ .

Предположим, в вашем ООО решили, что будут подтверждать решения путем подписания протокола всеми участниками. Текст решения общего собрания или нового положения устава может быть, например, таким.

«Принятие решения общим собранием участников общества, а также состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются путем подписания протоколов общих собраний общества всеми участниками общества».

В таком случае в будущем на каждое собрание придется собираться всем участникам ООО и все они должны будут ставить свои подписи в протоколе (а не только председатель и секретарь). Если участников двое-трое, то это не проблема, но если больше, то, наверное, стоит подумать над другой формой подтверждения.

Если впоследствии участников перестанет устраивать выбранный способ, они могут выбрать другой, соответственно, путем единогласного голосования на общем собрании или внесения изменений в устав. Кроме того, бывает так, что отношения между участниками становятся сложными, возникают споры и взаимное недоверие. В таких случаях возможно перейти и на нотариальное удостоверение.

Как и в случае с АО, для вас обязательно только выбрать способ подтверждения и применять его в дальнейшем. Тем не менее представляется разумным на всякий случай отражать факт и способ подтверждения в протоколах собрания. Для этого можно просто включить в форму протокола ссылку на соответствующий пункт устава ООО или на решение общего собрания, например, так.

«Принятие данным собранием решений и состав участников общества, присутствовавших при их принятии, подтверждены путем подписания протокола всеми участниками общества в соответствии с п. 5.12 Устава общества».

Порядок взаимодействия АО (ООО) с нотариусом

С текстом Пособия для нотариусов можно ознакомиться: сайт Федеральной нотариальной палаты → Профессионалам → Теория и практика → Пособие по удостоверению нотариусом принятия общим собранием..., от 30.11.2014

Обязав организации подтверждать решения собраний у нотариуса, законодатель не озаботился разработкой порядка такого подтверждения. За него это сделала Федеральная нотариальная палата, подготовив Пособие для нотариусов (далее - Пособие). Пока его можно найти только в Интернете. Этот документ пригодится и хозяйственным обществам. Рассмотрим рекомендованный порядок действий.

Если вы приглашаете нотариуса на собрания, то вам не нужно включать такой способ подтверждения в устав или утверждать его решением собрания.

ШАГ 1. Договариваемся с нотариусом

Вначале нужно решить, какого именно нотариуса вы хотите пригласить, и предварительно согласовать с ним дату собрания. Сделайте это заблаговременно, ведь у него могут быть свои планы. К тому же ему нужно подготовиться.

Обратиться можно к любому нотариусу в пределах нотариального округ аст. 13 Основ законодательства о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.93 № 4462-1 (далее - Основы); преамбула Пособия , в котором проводится собрание. То есть, например, к любому нотариусу г. Москвы.

Имейте в виду, что собрание можно провести и в помещении нотариальной конторы, если это не запрещено уставом общества. Это удобно, если участников собрания немного, и обойдется дешевле. Но поскольку место проведения собрания указывается в рассылаемых акционерам (участникам) уведомлениях (сообщениях), то этот вопрос нужно заранее согласовать с нотариусом, чтобы внести в уведомления (сообщения) верную информацию. Впрочем, если на собрании присутствуют все участники, то собраться в нотариальной конторе можно и в том случае, когда собрание планировали проводить в другом мест еп. 5.2 Пособия .

ШАГ 2. Готовим пакет документов

Составьте письменное заявление в произвольной форме на имя выбранного нотариуса с просьбой об удостоверении решений общего собрания и состава участников. Примерный образец заявления можно посмотреть в приложении № 1 к Пособию. Заявление должно быть подписано лицом, созывающим собрание (например, директором ОООст. 34 , п. 2 ст. 35 Закона об ООО ).

В заявлении укажите дату, место, время начала и повестку планируемого собрания, приложите к нему комплект документов:

  • копию устава;
  • выписку из ЕГРЮЛ;
  • документы, подтверждающие полномочия заявителя (например, протокол общего собрания ООО об избрании директора);
  • список участников ООО или список лиц, имеющих право участвовать в собрании АОст. 31.1 Закона об ООО ; ст. 51 Закона об АО ;
  • внутренние документы общества, регламентирующие порядок созыва и проведения собрания (если есть);
  • экземпляр уведомления или сообщения о созыве собрания, которое было разослано участникам (акционера м)пп. 1- 2 ст. 36 Закона об ООО ; пп. 1- 2 ст. 52 Закона об АО .

В части составления заявления и формирования комплекта документов лучше дополнительно проконсультироваться у нотариуса. В частности, выписку из ЕГРЮЛ он может получить и самп. 4.3 Пособия .

ШАГ 3. Проводим собрание

Предупредите участников, что они должны иметь при себе документы, подтверждающие личность и полномочия (паспорта, доверенности, свидетельства о рождении несовершеннолетних участников и т. д.пп. 4.4, 5.5 Пособия ). Нотариус будет проверять эти документы.

Будьте готовы к тому, что он будет вести видео- или аудиозапис ьп. 5.3 Пособия . Кроме того, нотариус может попросить у васп. 5.12 Пособия :; подп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Письмо Минфина от 26.08.2013 № 03-03-06/2/34843 .

Если расшифровки не будет, то вы сможете учесть для целей налогообложения только расходы по тарифу, а это самая маленькая сумма.

ШАГ 5. Получаем свидетельство

По окончании собрания нотариус оформит документ - свидетельство об удостоверении принятия общим собранием участников хозяйственного общества решений и состава участников общества, присутствовавших при его приняти ип. 5.13 Пособия; приложение № 2 к Пособию .

Обращаем внимание, что нотариус не будет удостоверять принятие ничтожного решения, например решения, ограничивающего право участника присутствовать на общем собрании, принимать участие в обсуждении и голосовани ип. 2 ст. 181.5 ГК РФ ; пп. 5.11, 6.2 Пособия . Тем не менее компенсировать ему проезд и оплатить технические работы придется.

Последствия подтверждения/неподтверждения решения собрания

Итак, мы рассмотрели новые требования. Но возникает вопрос - что будет за их несоблюдение? В ГК этот вопрос не урегулирован. Представляется, что не подтвержденное в установленном порядке решение АО (ООО) как минимум может быть признано недействительным в суде по иску участника, не принимавшего участие в собрании или голосовавшего проти впп. 1 , 3 ст. 181.4 ГК РФ . Аналогичное мнение высказал специалист по гражданскому праву.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Некоторые эксперты предлагают квалифицировать решения собрания «без подтверждения» как ничтожные на основании п. 3 ст. 163 ГК РФ в связи с несоблюдением нотариальной формы сделки. Но правильной представляется другая точка зрения, согласно которой решение «без подтверждения» имеет юридическую силу. Однако оно может быть обжаловано участниками хозяйственного общества в соответствии с правилами, установленными Законами об АОп. 7 ст. 49 Закона об АО и об ОООп. 1 ст. 43 Закона об ООО ” .

Исследовательский центр частного права им. С.С. Алексеева при Президенте РФ

Неясно также, что делать со свидетельствами, которые выдаст нотариус. Подшивать их к протоколу не нужно, как разъяснено в Пособии, это самостоятельный докумен тп. 5.14 Пособия . Тем не менее хранить их лучше вместе, а предъявлять по требованию. К примеру, если банк, где вы оформляете банковские карточки, потребует у вас копию такого свидетельства вместе с протоколом об избрании директора.

С 1 сентября 2014 года статьей 67.1 (пункт 3) Гражданского кодекса Российской Федерации (далее — ГК РФ) установлен порядок подтверждения принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников общества, присутствующих при его принятии.

Согласно пункту 3 статьи 67.1 ГК РФ принятие общим собранием участников общества решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются путем нотариального удостоверения или удостоверения лицом, осуществляющим ведение реестра акционеров такого общества и выполняющим функции счетной комиссии в отношении непубличного акционерного общества; в отношении общества с ограниченной ответственностью, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону) не предусмотрен уставом такого общества, либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно.

Указанных фактов не является обязательным, так как для всех видов правовых форм хозяйственных обществ существует альтернатива их нотариальному удостоверению.

Вместе с тем возможность нотариального удостоверения решения органа управления юридического лица позволит обеспечить законность и достоверность соответствующего решения (даты принятия решения, его содержания и т.д.). Обстоятельства, подтвержденные нотариусом при совершении нотариального действия (в том числе, в рамках статьи 67.1 ГК РФ), доказывания не требуют.

В связи с этим участие нотариуса в подтверждении принятия общим собранием участников общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии, является дополнительной гарантией охраны юридического лица от фальсификаций решений органа управления, а также эффективным средство борьбы с «рейдерством».

По удостоверению принятия общим собранием участников общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии, совершается по правилам, установленным Основами законодательства Российской Федерации о нотариате (далее — Основы). Указанное нотариальное действие может быть совершено любым нотариусом в пределах нотариального округа, в котором проводится собрание участников хозяйственного общества (статьи 13, 40 Основ).

Порядок совершения нотариального действия по удостоверению решения органа управления юридического лица предусмотрен Главой XX.3 Удостоверение решения органа юридического лица.

Необходимо отметить, что свидетельствование подлинности подписи на протоколе общего собрания хозяйственного общества не может рассматриваться как удостоверение принятия общим собранием общества решения и состава участников, присутствовавших при его принятии. При этом возможно засвидетельствовать подлинность подписи участников общества на протоколе общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью, если такой способ был выбран участниками общества в качестве альтернативного способа подтверждения достоверности принятого решения в соответствии с подпунктом 3 пункта 3 статьи 67.1 ГК РФ.

Для совершения данного нотариального действия нотариус должен лично присутствовать при проведении (в месте проведения) собрания. Исходя из буквального толкования статьи 67.1 ГК РФ и статьи 103.10 Основ, нотариус не может удостоверить принятие общим собранием участников общества решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, если решение принималось в форме заочного голосования.

Кроме того, согласно статье 39 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» в обществе, состоящем из одного участника, решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания участников общества, принимаются единственным участником общества единолично и оформляются письменно. Аналогичная, по своей сути, норма содержится и в пункте 3 статьи 47 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», согласно которой в обществе, все голосующие акции которого принадлежат одному акционеру, решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания акционеров, принимаются этим акционером единолично и оформляются письменно. При таких обстоятельствах, с учетом того, что в силу пункта 3 статьи 67.1 ГК РФ нотариус удостоверяет именно юридические факты принятия общим собранием хозяйственного общества решения и состав участников, присутствовавших при его принятии, решения единственного участника или же акционера общества нотариально не удостоверяются.

Необходимо также отметить, что общее собрание может быть проведено в помещении нотариальной конторы в том случае, если в извещении участникам (акционерам) в качестве места проведения собрания указан адрес нотариальной конторы, а также, если это не запрещено уставом общества. При этом общее собрание также может быть проведено непосредственно в нотариальной конторе, несмотря на указание в извещении иного места проведения, при условии присутствия на собрании всех участников (акционеров).

Согласно статье 103.10 Основ нотариус при установлении факта принятия решения органом управления проверяет юридического лица, определяет компетенцию органа управления юридического лица в части принятия решения; наличие кворума на собрании или заседании и на основании подсчета голосов, представленного счетной комиссией или иным уполномоченным на подсчет голосов лицом; наличие необходимого количества голосов для принятия решения в соответствии с законодательством и учредительными документами юридического лица.

Помимо этого, в целях подтверждения состава участников (членов) органа управления юридического лица, присутствовавших при принятии решения, нотариус, путем истребования соответствующих документов, устанавливает их личность, полномочия, а также их право на участие в собрании или заседании.

Необходимо отметить, что соблюдение порядка созыва собрания нотариус не проверяет. Также в ходе совершения вышеназванного нотариального действия нотариус не осуществляет проверку законности принятого на общем собрании решения и не выполняет функции счетной комиссии, то есть не отвечает за достоверность данных, предоставленных счетной комиссией о результатах голосования.

Таким образом, в рамках совершения рассматриваемого нотариального действия нотариус удостоверяет исключительно два юридических факта — принятия общим собранием общества решения и состав участников, присутствовавших при его принятии. При этом нотариус может удостоверить как положительное, так и отрицательное итоговое решение по вопросу повестки дня собрания.

Удостоверить факт принятия решения, ничтожность которого очевидна для нотариуса, нотариус не может. Общие основания ничтожности решений указаны в статье 181.5 ГК РФ. Так, если иное не предусмотрено законом, решение собрания ничтожно в случае, если оно: принято по вопросу, не включенному в повестку дня, за исключением случая, если в собрании приняли участие все участники соответствующего гражданско-правового сообщества; принято при отсутствии необходимого кворума; принято по вопросу, не относящемуся к компетенции собрания; противоречит основам правопорядка или нравственности. В указанных случаях нотариус отказывает в совершении нотариального действия как противоречащего закону (статья 48 Основ).

Результатом совершения рассматриваемого нотариального действия является выдача итогового документа — свидетельства об удостоверении факта принятия решения органом управления юридического лица и о составе участников (членов) этого органа, присутствовавших при принятии данного решения. Выдать свидетельство может только нотариус, присутствовавший на собрании.

Размер нотариального тарифа за удостоверение решения органа управления юридического лица установлен статьей 22.1 (пункт 12.7 части 1) Основ и составляет 3000 рублей за каждый час присутствия нотариуса на заседании соответствующего органа.

проверка законности сделки, в том числе наличия у каждой из сторон права на ее совершение. Осуществляется нотариусом или должностным лицом, имеющим право совершать такое нотариальное действие, в порядке, определенном Основами законодательства Российской Федерации о нотариате и гражданским законодательством. уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц). закрепленная в законе способность лица иметь юридические права и нести юридические обязанности, которая признается в равной мере за всеми гражданами. Правоспособность гражданина возникает в момент его рождения и прекращается смертью. юридически значимое действие, совершаемое нотариусом или уполномоченным должностным лицом в соответствии с Основами законодательства РФ о нотариате.

Собрания жильцов многоквартирных домов требуют тщательного протоколирования, так как последнее сопровождается оформлением официального документа, в котором указаны не только дата проведения собрания, но и результаты, к которым оно привело. Единого образца, как он должен оформляться, нет, поэтому протокол общего собрания собственников у каждого собрания может выглядеть по-разному.

Нотариальное заверение протоколов общего собрания необходимо, ведь является подтверждением законности последнего. Нотариус обязан заверять каждый протокол собрания в случае, если другого способа не предусмотрено статутом МКД или если такой способ единогласно одобрен всеми членами собрания.

Протокол общего собрания: особенности оформления

Протокол общего собрания должен содержать не только заслушанные положения и решения, которые были приняты, но также время и дату его проведения, количество участников, которые его посетили, также он фиксирует результаты голосования по отдельным вопросам, которые выносились на обсуждение.

Протоколы общих собраний собственников содержат такие реквизиты:

  • полное наименование;
  • достоверная дата и персональный номер регистрации, который ему присваивает нотариус;
  • указание времени и места составления протокола общего собрания;
  • заголовок;
  • основное содержание протокола;
  • место непосредственного хранения протокола и все решения, которые были вынесены ОСС во время обсуждения насущных проблем;
  • приложения к протоколу, если таковые имеются;
  • подписи.

Заверение общего собрания: нюансы

Согласно законодательным нормам, к составленному протоколу должен прилагаться полный реестр участников, которые на нем собрались, для создания полной картины происходящего. Им перед собранием обязательно вручаются повестки о предстоящем событии, одинарный образец которых также должен быть прикреплен к документу. Одним из важных моментов является фиксация в документе точного механизма передачи копий протокола собраний в специальные органы управления.

Нотариальное заверение протокола общего собрания: вводная часть

Заверение протоколов общего собрания не является очень сложным. Под регистрационным номером во вводной части скрывается обычный порядковый номер собрания, которое проводилось в текущем году.

Что касается места проведения собрания, то в этой графе может быть указано как непосредственное место собрания всех собственников или акционеров, так и точный адрес, на который отсылались их личные письменные решения по общим вопросам.

Нотариальное заверение протокола общего собрания предполагает наличие во вступительной его части таких положений:

  • Обозначение инициатора ОСС – это может быть как юридическое, так и физическое лицо. Чтобы подтвердить все написанное, в тексте следует указать полное наименование для первого варианта и ФИО – для второго.
  • Общие сведения о председателе собрания, секретаре, заполнявшем протокол, а также о лицах, которые непосредственно принимали участие в обсуждениях и голосованиях.
  • Наличие общего числа собственников.
  • Количество проголосовавших на собрании.
  • Повестка дня, ради которой и было созвано собрание.

Протокол общего собрания собственников и приложения к нему

Что включает в себя основной раздел протокола? Это непосредственно повестка дня, в которой размещены все разделы обсуждений между собственниками, вопросы, которые поднимались. Они оформляются в пронумерованном порядке по мере их подачи на всеобщее обсуждение.

Для каждой выделенной части протокола есть общий принцип оформления – она вписывается во множественном числе, от имени всех участвовавших в нем акционеров. В ней указывается, что слушали на собрании, что решили и что постановили – с полным описанием того, что именно было решено и сделано.

Нотариальное заверение протоколов общего собрания предусматривает наличие реестров собственников, полных списков присутствовавших членов, результатов общего голосования, перечня доверенностей и документов, которые были оформлены во время собрания.

Нотариальное заверение протокола общего собрания акционеров

Напомним, что протоколы общих собраний не подлежат фальсификации – это карается лишением свободы на срок от двух лет по статье УК – и это лишь по одной статье. Суммарно же человек может получить срок заключения до 6 лет. С целью предотвращения подобных случаев заверение общего собрания нотариусом в виде письменного протокола является гарантией честного и максимально прозрачного сотрудничества, взаимодействия между акционерами.

Это поможет в будущем не только легко подтвердить реальность проведенного собрания и принятых на нем решений, но также проверить достоверность предыдущих собраний. Для этого достаточно обратиться к нотариусу, который оформляет нотариальное заверение протокола общего собрания акционеров.

Также это нововведение в оформлении документации актуально для сборов акционеров корпораций, в которых есть споры по ведущим вопросам деятельности компании. Заверение протоколов общего собрания поможет избежать в будущем неприятных эксцессов и взаимных претензий.

Очередное и внеочередное собрание

При регистрации общества обязательным документом, указанным в перечне, который предоставляется регистрирующему органу, является решение общего собрания участников ООО.

Ст. 34 закона об ООО требует ежегодного проведения собраний, на которых рассматриваются годовые результаты работы компании. Данная статья регламентирует также сроки их проведения — не раньше 2 и не позже 4 месяцев после того, как окончился финансовый год. Конкретные сроки устанавливаются в уставе.

Допустимо также внеочередное собрание участников: когда необходимо срочно решить определенный вопрос, входящий в компетенцию данного органа. Правом инициировать общее собрание обладают:

  • исполнительные органы (директор, совет директоров);
  • участники, владеющие более чем 10%-ной долей;
  • аудитор, ревизор.

Учредители могут вносить свои корректировки в повестку дня предстоящего собрания и предлагать для рассмотрения дополнительные вопросы за 15 дней до его проведения.

Если компания имеет одного учредителя, то требования ст. 36 о порядке созыва собрания на него не распространяются, поскольку все решения он принимает единолично.

Уведомление о собрании

Порядок, в котором необходимо действовать для того, чтобы созвать собрание, прописан в положениях ст. 36 закона об ООО. Основными являются следующие действия:

  • Оповестить каждого участника о запланированном собрании. Оповещение проводится посредством уведомления, которое необходимо направить за 30 дней до намеченного собрания.
  • Оповестить каждого участника при внесении в повестку дня изменений — за 10 дней до проведения собрания.
  • Предоставить учредителям информацию и материалы к предстоящему собранию согласно повестке дня.

ВАЖНО! Устав компании может предусматривать другие, сокращенные сроки уведомления учредителей (п. 4 ст. 36 закона об ООО).

Требования к оформлению и отправке уведомления:

  • уведомление должно содержать информацию о месте и времени запланированного собрания, а также вопросах, вынесенных на повестку дня;
  • вручение организуется способом, указанным в уставе общества, либо, если устав молчит о таковом, заказным письмом на содержащийся в списке участников адрес;
  • если планируется нотариальное удостоверение принятых решений (ч. 3 ст. 17 закона об ООО), необходим дополнительный экземпляр уведомления — для представления впоследствии нотариусу.

Скачать образец уведомления о предстоящем собрании можно по ссылке: .

Скачать образец уведомления об изменении повестки дня предстоящего собрания можно по ссылке: Уведомление об изменении повестки дня собрания участников ООО - образец .

Форма протокола и требования к его составлению

Требования к протоколу общего собрания участников ООО устанавливает ст. 181.2 ГК РФ. В соответствии с ее положениями в этом корпоративном документе должны указываться:

  • дата и место, где проходит собрание;
  • время проведения;
  • информация о лицах, которые принимают в нем участие;
  • вопросы, которые вынесены на повестку дня;
  • результаты голосования по каждому из них;
  • информация о лицах, которые подсчитывали голоса;
  • информация о тех, кто голосовал против и потребовал занесения этих данных в протокол.

Образец протокола собрания участников ОООсодержит несколько частей:

  1. Заголовок. Документ начинается со слов «Протокол №», далее следует название компании, дата и время проведения собрания, а также место, где оно проходит.
  2. Вводная часть. Содержит сведения об учредителях, председательствующем и секретаре собрания.
  3. Повестка дня. Перечисляются вопросы, которые предложены к рассмотрению. Они располагаются в списке по степени их важности.
  4. Главная часть. Формируется по каждому вопросу повестки дня из 4 блоков: «Слушали», «Выступили», «Голосовали», «Решили». Необходимо указать инициалы и должности докладчиков, а также коротко отразить суть их выступлений.
  5. Заключение. Содержит подписи секретаря и председательствующего, а в некоторых случаях всех учредителей.

Нумерация и книга протоколов

Согласно положениям п. 6 ст. 37 закона об ООО исполнительный орган компании должен организовать ведение протокола во время собрания. Протоколы всех собраний подшиваются в книгу.

Участники общества также имеют возможность потребовать выписку из протокола, которую готовит исполнительный орган.

Согласно сложившимся правилам делопроизводства документы, которые издаются органами управления компании, регистрируются для того, чтобы упростить их идентификацию. С этой целью осуществляется нумерация протоколов общего собрания участников ООО.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Законодательство требований об обязательной нумерации протоколов не содержит.

Поскольку дата проведения собрания и его индекс (номер) являются главными идентифицирующими признаками любого документа, их целесообразно ставить и на протоколах.

Как оформляется решение или протокол собрания, кто подписывает эти документы и проводит заверение

Закон об ООО не содержит требований относительно формы составления и порядка, в котором оформляются протоколы, а также не определяет, кто подписывает протокол общего собрания участников ООО.

Общие правила, в соответствии с которыми заверяются протоколы, устанавливает п. 3 ст. 181.2 ГК РФ. Согласно положениям данной статьи заверяют протокол общего собрания участников ООО председательствующий и секретарь, который вел его на протяжении собрания.

Если протокол составлен с нарушением требований, предусмотренных законом, и при этом кто-либо из участников не согласен с его содержанием, существует риск признания принятых на собрании решений недействительными (подп. 4 п. 1 ст. 181 ГК РФ).

Удостоверение протокола

Законом от 05.05.14 № 99-ФЗ внесены изменения в ГК РФ, которые коснулись порядка удостоверения решений собственников с 01.09.2014. Начиная с этого момента в соответствии с п. 3 ст. 67.1 ГК РФ состав присутствовавших учредителей и непосредственно факт принятия решения удостоверяет нотариус, для чего проводится удостоверение протокола общего собрания участников ООО.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Положения п. 3 ст. 67.1 ГК РФ позволяют обойтись без нотариального удостоверения в том случае, если иные способы заверения закреплены в уставе.

Например, в уставе можно предусмотреть следующие способы удостоверения:

  • подписание протокола всеми учредителями, которые принимали участие в собрании;
  • видеозапись (носитель записи) — должна быть приложена к протоколу.

Если устав не содержит таких положений, учредители могут рассмотреть вопрос о ненотариальном удостоверении протокола непосредственно на собрании (постановление АС ЦО от 05.02.2016 по делу № А36-3633/2015). Условия легитимности такового решения:

  • вопрос включен в повестку дня;
  • решение принимается единогласно всеми участниками общества, т. е. все участники присутствуют на собрании и голосуют за предложенный способ ненотариального удостоверения.

Таким образом, если решение общего собрания участников ООО, образецкоторого мы представили, составлено неправильно или не удостоверено, как предписывает закон, это может доставить учредителям определенные проблемы и стать основанием для его отмены. Последствиями, к которым приводят дефекты в протоколе, могут стать отказы регистрирующего органа и длительные судебные разбирательства. Особенно остро это ощущается при наличии корпоративных конфликтов.

Нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ООО по общему правилу обязательно, однако закон предусматривает и исключения. О том, когда можно избежать процедуры нотариального заверения протокола, расскажем в статье. Кроме того, читатель узнает, каким образом заверять протоколы собраний с привлечением нотариусов.

Когда заверение протокола общего собрания участников ООО обязательно, а когда нет

Если в организации несколько участников, то принятие решений оформляется в форме протоколов их собраний. В силу п. 6 ст. 37 ФЗ «Об обществах…» от 08.02.1998 № 14 исполнительный орган ООО должен организовать процесс ведения протокола, который составляется в письменном виде.

Требование о его нотариальном заверении содержится в п.п. 3 п. 1 ст. 67.1 ГК РФ, а также п. 3 ст. 17 ФЗ № 14. Согласно указанным нормам нотариус требуется для удостоверения:

  1. Фактов принятия решений участниками фирмы.
  2. Состава участников, присутствовавших на собрании.

На ООО с одним участником данные положения не распространяются.

Однако в ст. 67.1 ГК РФ предусмотрены исключения из правила. Если в уставе фирмы прописан иной порядок заверения протоколов, то можно обойтись без нотариуса. Кроме того, без нотариуса можно обойтись, если участники ООО единогласно приняли решение о том, что протокол собрания будет заверяться в ином порядке (и отразили данное решение в протоколе).

Таким образом, если уставом или решением собрания не предусмотрен иной порядок заверки протокола, только нотариус может осуществить такие действия.

Во многих судебных решениях, например в Постановлении АС Дальневосточного округа от 09.02.2016 № Ф03-6257/2015 отражено, что просто указать в протоколе собрания на то, что участники выбрали иной способ заверения протокола, нежели нотариальный, нельзя. Необходимо поставить данный вопрос на повестку дня, а затем все участники должны проголосовать «за».

Если протокол собрания не удостоверен нотариусом, либо иным способом, оговоренным в уставе ООО, или в самом протоколе, документ признается ничтожным, применительно к п. 3 ст. 163 ГК РФ, о чем разъяснено в Постановлении Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25 (п. 107).

Как производится нотариальное заверение протокола общего собрания участников ООО

Порядок заверения нотариусом протокола не прописан в нормативных актах. Однако существуют рекомендации, которые отражены в письме ФНП «О направлении…» от 01.09.2014 № 2405/03-16-3.

Обращается к нотариусу при необходимости проведения очередного или внеочередного собрания исполнительный орган ООО, например его директор. Однако в уставе фирмы может быть прописано, что такими полномочиями обладает совет директоров. Кроме того, возможно обращение к нотариусу члена ревизионной комиссии, если его наделили такими полномочиями.

Необходимо написать заявление, в котором отражается дата время и место проведения собрания. Оно составляется произвольно.

Можно обращаться к нотариусу по месту нахождения организации.

  1. К заявлению требуется приложить:
  2. Устав ООО.
  3. Выписку из ЕГРЮЛ.
  4. Документ, который подтверждает компетенцию заявителя (например, протокол о назначении единоличного исполнительного органа).
  5. Список участников ООО.

Общее собрание может быть проведено прямо в нотариальной конторе, если устав этого не запрещает. В ходе собрания нотариус должен удостоверить личность участников, соответственно понадобятся паспорта. Кроме того, нотариус сам может явиться на собрание по месту его проведения. Его присутствие обязательно.

После собрания нотариус выдает свидетельство об удостоверении нотариального действия.

Таким образом, нотариальное заверение протокола по общему правилу обязательно. Однако в уставе фирмы, или самом протоколе собрания, вопрос может быть решен иным образом.